ISO 30300
La família de normes ISO 30300 es compon de diverses normes sobre gestió de documents (SGD) desenvolupades per l'Organització Internacional per a l'Estandardització (ISO). Se centren en la implementació, operació i millora d'un SGD. Aquestes normes no tenen caràcter legal, però la seva implantació té requisits d'obligat compliment.
Característiques principals
[modifica]En qualsevol organització la gestió dels documents és una part integral de l'activitat,[1] això fa possible l'eficiència, la rendició de comptes, la gestió dels riscs i la continuïtat del negoci.[2] La norma ISO 30300 es pot aplicar en tot tipus d'entitats. Ofereix pautes per establir un sistema de gestió per als documents amb la finalitat de donar suport a l'organització en la consecució de les seves metes també és:
- Compatible amb els requisits de gestió i documentació de les organitzacions d'aplicació d'altres normes de sistemes de gestió, com l'ISO 9001 qualitat, ISO 14001 sistema de gestió ambiental]i ISO 22000 seguretat alimentària
- El Sistema de gestió està basat en la millora contínua, que obliga a l'avaluació dels resultats, la gestió de les no conformitats i la posada en marxa d'accions correctives, tot això de forma verificable per entitats acreditades.
- Específicament, la part operativa del sistema de gestió des del punt de vista dels documents i les evidències se centra en els processos documentals, que estan basats en tota l'experiència adquirida i les bones pràctiques sorgides de l'arxivística, el record management i el record keeping[3] (de la versió anglesa), Tots ells recollit a l'ISO 15489 i altres normes tècniques, que venen sent implementades i que són compatibles amb les ISO 30300.
Estructura
[modifica]La família ISO 30300 s'inicia amb dos primers productes:
- ISO 30300, Informació i documentació - Sistemes de gestió de registres - Fonaments i vocabulari
- ISO 30301, Informació i documentació - Sistemes de gestió de registres - Requisits.
La norma 30301 és la norma principal de la sèrie on s'estableixen els requisits per a la implantació d'un Sistema de gestió per als documents (SGD) i sobre la qual es realitzaran les avaluacions i certificacions. Totes les altres normes es referiran a aquesta com la principal.[4]
La norma 30300 és la norma introductòria de tota la sèrie. Defineix el Vocabulari o terminologia que s'utilitzarà en la resta de les normes i presenta la Justificació i
enfocament de tota la sèrie. S'hi estableix els objectius d'usar un SGD, proporciona els principis per a un SGD i descriu l'enfocament per processos, a més específica els rols de l'alta direcció.
És aplicable a qualsevol tipus d'organització que desitgi:
- Establir, implementar, mantenir o millorar un SGD
- Assegurar o demostrar la conformitat de la seva política de gestió de documents
Cronologia de la norma
[modifica]La norma ISO 30300 va començar el seu camí l'any 2007, durant la revisió de la norma ISO 15489 de gestió de documents. A continuació va seguir un procés laboriós i complex fins a la seva aprovació:
2007
- Maig. Revisió de la norma ISO 15489 de gestió de documents. Proposició espanyola per convertir la gestió de documents en una norma de rang: Sistemes de Gestió estàndard (MSS)
Maig-novembre. Estudi de la viabilitat del projecte per part d'ISO
2008-2010
- Aprovació de la norma pel Comitè Tècnic 46 Informació i Documentació de ISO. Creació dels Comitès Tècnics d'ISO encarregats de l'elaboració de les dues primeres normes de la sèrie de normes 30300 el grup de treball 8 coordinador, encarregat de la norma ISO 30300, sistemes de gestió de Registres (MSR) i Fonaments i Vocabulari, i el grup de treball 9 coordinador, encarregat de la norma ISO 30301, Sistemes de gestió de registres requisits.
2011
- 9 de novembre. Publicació oficial de les normes ISO 30300 i ISO 30301 (versions anglesa i francesa)
- 28 de desembre. Publicació de les traduccions oficials en espanyol de les normes ISO 30300 i ISO 30301.
Informe tècnic vinculat
[modifica]Al costat de les traduccions oficials de les dues primeres normes de sistemes de gestió per als documents (UNE-ISO 30300:2011 i UNE-ISO 30301:2011). L'Agència Espanyola de Normalització i Certificació AENOR va publicar el 28 de desembre de 2011 l'informe tècnic UNE-ISO/TR 13028:2011 IN. Informació i documentació. Directrius per a la implementació de la digitalització de documents, elaborat també pel comitè tècnic d'ISO TC 46, Informació i Documentació, Subcomitè SC 11, gestió de registres d'arxiu
Vegeu també
[modifica]Referències
[modifica]- ↑ Alonso Jose Albert, Lloveras i Moreno, M. Rosa. Sistemes de gestió per als documents ISO 30300: una aproximació estratègica a la millora de control dels documents. Qualitat (gener març 2012) pàg. 58-62
- ↑ Grup de Difusió del CNT 50/SC1 Gestió de Documents i aplicacions d' AENOR (2012) sèrie de normes ISO 30300: beneficis d'integrar la gestió de documents en els processos de negoci. Forum Qualitat, n.231 (maig 2012), p. 44-49
- ↑ Ellis Judith, Bustelo Carlota,Management System for Record: ISO 30300 for good corporate governance. ISO Focus +, vol 3,n,1 (gener 2012), pàg. 36-38
- ↑ Bustelo. Carlota,sèrie ISO 30300: sistema de gestió per als documents de treball (octubre 2011) 1ª Revisió. SEDIC. pàg.1-37