Usuari:Mcapdevila/Factura electrònica

Una factura electrònica , també anomenada comprovant fiscal digital , e-factura o e-factura , és un document electrònic que compleix amb els requisits legal i reglamentàriament exigibles a les Factures tradicionals garantint, entre altres coses, l'autenticitat del seu origen i la integritat del seu contingut.

La factura electrònica és, per tant, la versió electrònica de les factures tradicionals en suport paper i ha de ser funcional i legalment equivalent a aquestes últimes. Per la seva pròpia naturalesa, les factures electròniques poden emmagatzemar, gestionar i intercanviar-se per mitjans electrònics o digitals.

Perquè la factura electrònica tingui validesa ha d'estar completada amb la signatura electrònica, que li dóna validesa legal permetent eliminar la factura en paper.

Una factura electrònica com a evolució de la factura tradicional

Una factura és el justificant fiscal del lliurament d'un producte o de la provisió d'un servei, que afecta a l'obligat tributari emissor (el venedor) ia l'obligat tributari receptor (el comprador). Tradicionalment, és un document en paper, l'original ha de ser arxivat pel receptor de la factura. Habitualment l'emissor de la factura conserva una còpia o la matriu en la qual es registra la seva emissió.

La factura electrònica és l'equivalent digital i evolució lògica de la tradicional factura en paper. A diferència d'aquesta, s'empren suports informàtics per al seu emmagatzematge en lloc d'un suport físic com és el paper.

En els països on la legislació ho admet, la validesa d'una factura electrònica és exactament la mateixa que la de la tradicional factura en paper i gràcies a la signatura digital que inclou es garanteix la seva integritat i un alt nivell de traçabilitat, per la qual que judicialment és un document considerat com a vinculant i que no necessita de major prova o confirmació que la seva pròpia existència.

Aspectes generals

La factura electrònica és un tipus de factura que es diferencia de la factura en paper per la forma de gestió informàtica i l'enviament mitjançant un sistema de comunicacions que conjuntament permeten garantir la autenticitat i la integritat del document electrònic.

Una factura electrònica es construeix en 2 fases:

Es crea la factura tal com s'ha fet sempre i s'emmagatzema en un fitxer de dades.
Posteriorment es procedeix a la seva signatura amb un certificat digital o electrònic propietat de l'emissor que xifra el contingut de factura i hi afegeix el segell digital.

En acabar obtenim una factura que ens garanteix:

Que la persona física o jurídica que va signar la factura és qui diu ser (autenticitat) i
Que el contingut de la factura no ha estat alterat (integritat).

L'emissor envia la factura al receptor mitjançant mitjans electrònics, com poden ser CD, memòries Flash i fins i tot Internet. Si bé es dediquen molts esforços per unificar els formats de factura electrònica, actualment està sotmesa a diferents normatives i té diferents requisits legals exigits per les autoritats tributàries de cada país, de manera que no sempre és possible l'ús de la factura electrònica, especialment en les relacions amb empreses estrangeres que tenen normatives diferents a la del mateix país.

Els requisits legals respecte al contingut mercantil de les factures electròniques són exactament les mateixes que regulen les tradicionals factures en paper. Els requisits legals en relació amb la forma imposen determinat tractament a fi de garantir la integritat i l'autenticitat i certs formats que facilitin la interoperabilitat.

Existeixen algunes normatives internacionals aplicables de manera general a la factura electrònica, encara que les Nacions Unides, a través de UN/CEFACT han publicat recomanacions com ara UNeDocs que defineixen plantilles per a les factures impreses i formats EDI i XML per a les modalitats electròniques. En Europa, la facturació electrònica es regula en la Directiva 115/2001, que havia de ser adoptada a cada país abans del 31 de desembre de 2003.

Avui dia l'organització GS1 (abans EAN/UCC) a nivell mundial ha organitzat comitès internacionals d'usuaris de 108 països membre, per conformar les guies de facturació electrònica estàndard a nivell mundial.

La factura electrònica permet que institucions, empreses i professionals deixin enrere les factures en paper i les reemplacin per la versió electrònica del document tributari. Té exactament la mateixa validesa i funcionalitat tributària que la factura tradicional de paper. Tot el cicle de la facturació pot ser administrat en forma electrònica.

Beneficis

Depenent de la grandària de les empreses i el volum de la seva facturació, l'estalvi en concepte d'emissió i gestió de factures (emissió, enviament, recepció, emmagatzematge, recerca, signatura, devolució, pagament, enviament, etc.) Pot fluctuar entre el 40 % i el 80%. Entre els motius que fan possible aquest estalvi es troben:

Oportunitat en la informació, tant en la recepció com en l'enviament.
Estalvi en la despesa de papereria.
Facilitat en els processos d'auditoria.
Més seguretat en el resguard dels documents.
Menor probabilitat de falsificació.
Agilitat en la localització d'informació.
Eliminació d'espais per emmagatzemar documents històrics.
Processos administratius més ràpids i eficients.
Reducció de costos.
Millora de l'eficiència.
Augmenta la seguretat documental.
Reducció en temps de gestió.
Major agilitat en la presa de decisions.

D'altra banda, una vegada que les empreses comencin a operar amb aquesta tecnologia, es veuran incentivades a digitalitzar altres documents, aconseguint eficiència i estalvi en altres àrees de l'empresa. El control tributari s'incrementa amb la factura electrònica, ja que permet un major control del compliment tributari i simplificació de la fiscalització.

Formats usats

No existeixen requisits formals respecte a la forma en què s'ha de procedir a la codificació de la factura, però les modalitats més habituals són les següents:

PDF. Quan el destinatari és un particular, un professional o una PIME l'únic interès sigui guardar electrònicament la factura, però no evitar tornar a teclejar les dades ja que amb aquest format no es facilita l'ingrés de les dades de la factura a l'ordinador de destinació.
EDIFACT. Sintaxi més usual quan l'enviament es realitza d'ordinador a ordinador, la qual cosa vol dir que el destinatari és una empresa que té capacitat tecnològica per tractar de forma automatitzada la informació rebuda, de manera que les dades s'ingressen en l'ordinador de destinació de forma automàtica. L'elaboració d'aquest estàndard és desenvolupada principalment per l'organització GS1 (unió de les antigues EAN i UCC) per a empreses de gran consum, Ferreteria i Bricolatge, etc, amb la col·laboració d'Odette per al sector d'Automoció. A Espanya, és AECOC (GS1 Espanya) la representant de GS1 i l'encarregada de desenvolupar i vetllar pel compliment dels estàndards EDI.
XML. Quan l'enviament és d'ordinador a ordinador, pot també utilitzar aquest tipus de sintaxi. És un llenguatge estès principalment a Amèrica del Nord que a poc a poc va guanyant terreny a Europa. Existeixen diverses variants la convergència s'espera en el marc de les Nacions Unides. Les més importants són UBL recolzat per OASIS i GS1 recolzat per l'organització del mateix nom. A Espanya la variant facturae (procedent de CCI-AEAT ), el suport del Centre de Cooperació Interbancària, l'Agència Tributària i el Ministeri d'Indústria, Turisme i Comerç és la més difosa, i compta amb sistemes de traducció ai des UBL .

Formats de la signatura digital a la factura electrònica

Per a cada format hi ha una forma peculiar de codificar la signatura electrònica:

XML. El format de signatura electrònica es denomina XAdES i es regeix per l'especificació TS 101 903 . De les diferents modalitats previstes per la norma, la més recomanable és l ' ÉS-XL que inclou informació sobre el temps en què es va dur a terme la signatura electrònica i informació sobre la validesa del certificat electrònic qualificat que l'acompanya.
EDIFACT. La signatura es duu a terme mitjançant les capçaleres i peus de seguretat, encara que existeix un missatge EDI específic per a això, de ser necessari (AUTACK). La signatura és un missatge CMS (derivat de PKCS #7). En rigor, si la factura és EDIFACT, no cal la signatura segons una de les possibilitats que ofereixen el RD 1496/2003 i la Directiva 2001/115.
PDF. El format de signatura d'Adobe (derivat de PKCS #7) queda embegut dins del format PDF i permet associar una imatge, pel que és un dels més adequats per a la seva visualització. L'especificació del format és la 1.6 i per a la visualització s'empra Acrobat Reader v7 o Foxit PDF Reader. L'aparença de la signatura és molt visual, ja que és possible associar a la mateixa un gràfic com una signatura digitalitzada o un segell d'empresa.

Notes

Vegeu també

Enllaços externs

Portal Oficial de Factura Electrònica (República Dominicana)
dels ministeris d'Economia i Hisenda i d'Indústria, Turisme i Comerç sobre la factura electrònica (Espanya)
Portal Oficial de Factura Electrònica (Argentina)
Informació sobre comprovants fiscals.] Servei d'Administració Tributària. Secretaria d'Hisenda i Crèdit Públic (Mèxic).